Ocho temas para tener en cuenta en el teletrabajo
A nuestros clientes y amigos, queremos hacerles llegar este documento en estos momentos donde todos estamos afectados por las medidas que se han tenido que tomar en todos los países y empresas.
Para Mckinsey en tiempos de COVID 19 y en crisis como la que estamos viviendo se requieren varios temas para tener un control sobre lo que hay que hacer durante el tele trabajo
- Diseñar una estructura organizacional efectiva
- Liderar desde la distancia
- Instalar una cultura del cuidado
- Establecer una nueva rutina de trabajo
- Súper actividad en las comunicaciones
- Énfasis en la tecnología
- Tomar la seguridad como algo muy serio
- Adoptar una mentalidad de “ prueba y aprende”
Interpretando lo que Mckinsey propone. (Remote working lessons from China. Marzo 2020)
- La toma de decisiones necesita ahora equipos más pequeños y formas de lograr implementar las decisiones de una manera más rápida, los procedimientos de antes de la crisis no sirven. Hay que establecer nuevos niveles de delegación y de decisión. Hay que definir que se delega y que se sigue enviando a niveles más altos. Los equipos al ser más pequeños deben tener objetivos definidos y claros, todos deben estar alineados con la estrategia y claridad con los planes que son parte de esta situación, la estrategia ya no es de largo plazo, es ahora de seguimiento continuo.
- El liderazgo desde lejos es muy difícil, los líderes deben poder trasmitir e impactar, el líder debe dar respaldo y aprender a confiar aún más en sus colaboradores, la comunicación entre los miembros del equipo debe ser más fluida y continua, herramientas como WHATSUP, SKYPE o similar Y EL CORREO ELECTRONICO SON VITALES, pero hay que definir el uso y la frecuencia, en general un máximo de dos veces al día, y ojala cortas para dar espacio a atender los acontecimientos.
- La empatía y la conexión con las personas es clave, hay que crear un ambiente “seguro”, tener espacios para enviar mensajes personales, acompañar al equipo, mantener abiertos los canales de atención, incluso conectarse con los clientes y conocer su manera de percibir el momento, buscar estar atento a las diferentes manifestaciones e inquietudes.
- La nueva forma de trabajar cambia la rutina, es normal que algunos se “confundan” y se sientan que no saben por dónde comenzar, establecer una agenda temática es una opción, también definir unas responsabilidades concretas y unos entregables a cada miembro del equipo, y establecer unas reuniones con horarios y fechas.Este tipo de metodología facilita poner un marco de trabajo que puedan seguir todos donde también sea claro quien tiene el nivel de decidir, y se siga el proceso para no perder el control.
- Definitivamente en donde se falla por falta de una adecuada planeación es en el diseño de un buen sistema de comunicación, definir quien en el cada grupo está encargado de emitir comunicados formales, y cuáles son los puntos de unión en las áreas para validar la información, buscar reducir al máximo las falsas noticias o al menos la información no oficial, asegurar la calidad de las redes y mejorar los equipos, algunas empresas incluso han comenzado a subsidiar el acceso a INTERNET en las residencias de sus colaboradores, muchos de ellos tienen planes de poca capacidad y tienen hijos, esposa o esposo que también van a trabajar desde la casa, y si no hay capacidad podrían no estar en el momento que se les necesitan, el cuadro siguiente de Mckinsey nos indica los canales necesarios y el uso sugerido de estos.
Canales de comunicación para el Teletrabajo. (Mckinsey)
6. La tecnología es vital, asegurar la calidad y la capacidad de las redes de información y datos es fundamental, pocas empresas y menos en nuestro ambiente local han tenido en cuenta que tipo de accesos tienen sus empleados en casa, que tan seguros son, que capacidad tienen, que tipo de software manejan, si son o no compatibles con los de la empresa, un levantamiento de esta información debería ser el ABC de un adecuado programa de Teletrabajo, se recomienda realizar un levantamiento de esta información y pensar en proveer a quienes tienen roles críticos de accesos adecuados y protocolos seguros de acceso, pero también de equipos apropiados para realizar lo que se quiere que hagan.
7. La seguridad informática se convierte en un punto crítico, el manejo de bases de datos, lista de clientes, precios de producto, datos financieros, etc. son susceptibles de ser tomadas por los “Hackers” y este momento es un dulce paraíso para ellos, la mayoría de los colaboradores no maneja si no los programas antivirus típicos, estos son débiles para resistir un ataque de expertos ladrones informáticos, definir protocolos e instalar software de alta seguridad en los equipos de empleados críticos es fundamental, el área de TI debe definir el cómo y el que de este programa y actuar de manera efectiva y rápida, hacer pruebas y establecer permisos, es un tema de muy alto riesgo.
8. Identificar que no está funcionando bien y proceder a mejóralo, sin esperar demasiado, hacer seguimiento a los principales planes y proyectos que se están atendiendo, establecer también los “puntos de control” donde es factible verificar si las cosas están saliendo bien, por ejemplo, número de clientes contactados a diario, ventas directas, ventas por distribuidor, tipos de problema, etc. Seleccionar de forma aleatoria los puntos de verificación y establecer mínimos aceptables, si no se logran identificar porque, donde está el problema y solucionarlo, no abusar de los diagnósticos, buscar la solución antes de que pase demasiado tiempo y ya sea un gran problema.
Nos atrevemos a sugerir que los planes de trabajo en los equipos se organicen en dos grupos:
- Los URGENTES: Aquellos que son desde ya mismo una necesidad atenderlos, y que a estos se dedique un grupo especial, que tenga experiencia y capacidad de decisión.
- LOS IMPORTANTES: Aquellos que se atienden con un equipo que deja la línea del día a día, y se dedica a planear y establecer hitos de seguimiento, responsables y fechas de cumplimiento
Con el paso de los días, y luego semanas estaremos viendo quienes han podido manejar esta situación también quienes han implementado algunas medidas como las sugeridas y quienes siguen teniendo dificultades, lo que es un hecho es que COVID19 nos ha expuesto a una nueva forma de vernos como organización y talvez cuando todo haya pasado ya no volvamos a ser lo que éramos antes, le deseamos a todos clientes y amigos la mejor de las suertes y estamos para acompañarlos.
Hasta la próxima, Marzo 24 de 2020.
Felipe Andrade.
Gerente
