¿Conoces los cambios en las organizaciones y en el mundo después de la pandemia?

Son muchos los artículos escritos en los últimos quince días, desde el 30 de abril hasta hoy 15 de mayo de 2020 acerca de lo que viene pasando y lo que seguirá pasando cuando salgamos de esta pandemia.

No pretendo que este documento sea mejor o más atinado, o contenga grandes sorpresas, nuestro servicio es la consultoría organizacional, ya en los dos escritos anteriores mencionaba lo que se ve venir en varios sectores y lo que empezamos a ver dentro del ambiente laboral generado por el teletrabajo; talvez lo más importante es decir que quienes aseguran que el teletrabajo será la nueva forma de trabajar, están asegurando algo que no necesariamente sabemos si así será, o mejor si así podría ser el futuro inmediato.

Todavía no hay estudios válidos y concluyentes sobre si es productivo y efectivo el teletrabajo, hasta ahora sabemos que hemos logrado responder en muchos casos para  resolver necesidades urgentes y a mantener al día algunos temas que son críticos, Mckinsey, Gartner Group y otros grupos de estudio bien documentados nos muestran como en el contexto global no hay hasta ahora una industria o sector que pueda decirse que estaba preparado y listo para hacerlo y hacerlo bien, la mayoría de empresas están en un 30% preparadas, la gran pregunta es, cuanto les falta y que les falta..?

Comencemos por las estructuras de las organizaciones, la mayoría son aun jerárquicas, los niveles de decisión siguen estando lejos de los grupos de operación y gestión del o de los negocios, la gran mayoría sobretodo en Latinoamérica son PYMES, su estructura es muy básica, y las que no lo son o son empresas filiales de multinacionales que no tienen sus sedes en los países donde operan, o son grupos de origen familiar con todo lo que esto significa.

Podrán desmontar rápidamente una estructura que tiene como principio el control de las decisiones y la rentabilidad, para pasar a grupos mucho más agiles y formados por profesionales de distintos niveles y grupos de trabajo, este es un reto que no es fácil, sobraran gerencias, y se fusionaran áreas que hasta ahora eran claramente distintas, por ejemplo imaginemos que una organización grande de más de 700 empleados, una junta directiva con 6 u 8 miembros, y con cuatro niveles jerárquicos, los directivos, los gerentes de área, los directores de departamento y los jefes de sección.

Las juntas directivas tendrán que conformarse con expertos, que pasen mucho más tiempo en la organización, de hecho que conozcan bien las áreas que deben acompañar en el desarrollo de su nueva estrategia, las vicepresidencias si existen deberán integrarse a los equipos de trabajo en forma activa, luego algunas gerencias no serían necesarias, los gerentes de área probablemente formen parte del equipo inter-áreas que trabajara con quien antes era el vicepresidente y los directores de departamento también pasaran a las historia salvo aquellos de grupos de trabajo muy especializados, la nueva organización tiene que buscar dos importantes competencias en el grupo de gestión y en los equipos, Autogestión y Alineación, no se debe caer en simplificar todo en “mejorar la tecnología”.

El error seria creer que la tecnología viene a ser la solución, la tecnología es un medio para mejorar la capacidad de respuesta, el uso de archivos digitales, de bases de datos bien ordenadas, de CRM bien diseñados y útiles a los diferentes grupos de trabajo, la información de inventarios y la cadena de abastecimiento sincronizadas en una serie de procesos bien analizados y debidamente probados, la eliminación de pasos innecesarios, la reducción finalmente de la denominada burocracia es lo que va a hacer el cambio.

La nueva organización será un conjunto de “Grupos de gestión integral” que trabajan coordinados por un líder que se encarga de “conectar” las necesidades de la organización, el siguiente dibujo busca explicar esto.

La organización jerárquica                                    La nueva organización

 

Por lo antes mencionado el tema se centra en “SELECCIONAR bien quienes harán parte del estos nuevos equipos de trabajo, las competencias y las habilidades especificas son las que van a hacer la diferencia, nos consta por un buen número de años trabajando en estos temas que la gran mayoría de organizaciones desconocen las competencias de sus colaboradores, un 70%  dicen estudios como los realizados por CEB, ahora parte de Gartner Group, de SHL, o de Mckinsey.

Esto quiere decir que casi nunca se ha hecho un buen trabajo para establecer las verdaderas necesidades de cada cargo, es triste ver lo que hoy es una descripción de cargo, y aún más los instrumentos con que las organizaciones miden a sus colaboradores, hasta el momento podríamos decir que han sido muy exitosas en hacerlo de manera equivocada, pues bien el COVID19 ha desnudado esta realidad.

Comencemos por decir que el reto de rediseñar la organización no es necesariamente administrativo, o financiero, es de todos los grupos, también hay que ser sinceros debe crearse un equipo muy sólido y conocedor de  lo que significa esto, sus miembros deben ser expertos, y algunos seguramente externos que no tengan “sesgos” para evitar las suspicacias de si una área salió favorecida o no, debe haber una planeación enfocada ahora en el corto plazo, la estrategia para tres o cuatro años, ya debe estar en el canasto de la basura, hoy se volvió urgente hacer lo posible porque las cosas sucedan de manera rápida, y hacer seguimiento muy cercano.

Seleccionar las áreas o grupos CRITICOS para manejar y conducir la organización en los próximos seis meses, evaluar los recursos financieros necesarios, rediseñar procesos y que sean agiles, eliminar aprobaciones, comités y reuniones donde no se requiere, y empoderar a aquellos colaboradores que si tienen las competencias necesarias para lo que viene.

Hablando de competencias individuales, hay cinco que son FUNDAMENTALES:

• La capacidad de planear y organizar
• La capacidad analítica
• La adaptabilidad al cambio
• Trabajar con personas
• La capacidad de decidir y dirigir

Toca comenzar por evaluar adecuadamente si quienes están hoy las tienen en un nivel por encima del promedio, y después definir quienes van a integrar estos equipos, hay que ser exigentes este sería el primer paso, después definir qué pasa con quienes no tengan un mínimo requerido, no hay espacio para los planes de capacitación, el tiempo no se tiene.

Eliminar al menos un 15% de los procedimientos administrativos en muy corto plazo, ayudaría mucho a ganar agilidad, asegurarse de que estos son reemplazados por nuevas formas de hacer las cosas y buscando una eficiencia en tiempo y en costos. Mejorar los tiempos de decisión, lograr que estos sean rápidos y seguros, contar con los apoyos tecnológicos para conseguir la información, digitalicen la información clave, permitan el acceso a esta de quienes tiene que hacerlo, busquen a terceros especializados que los apoyen en esto, ahí puede haber una solución.

Lograr que se envíen a tiempo sus requerimientos a otro grupo y exijan que les entreguen también a tiempo, definan nuevos “tiempos mínimos aceptables de respuesta”, planear para el futuro que es incierto, no va a ser fácil, lo que sí es recomendable es no buscar planear pensando en mejorar el pasado, y dejar sin resolver el gran reto que nos propone este momento, hay que pensar en ser diferentes a lo que éramos antes, y de verdad asumir ese reto.

Ahora para las PYMES pequeñas (20 empleados o menos), que somos muchas, nos toca ir a lo básico, que podemos reducir, que dejaremos de hacer, que producto nuevo podemos tener que nos ayude a pasar esta tormenta, y con qué recursos contamos, desde luego si hay que escoger con quien nos quedamos hay que hacerlo con los mejores, será difícil porque conocemos a todos, a sus familias, sabemos quién está pagando un crédito para estudiar, quien le ayuda a sus padres, cual tuvo recientemente un hijo, la realidad es dura y al corazón le cuesta trabajo esconderse, serán momentos muy difíciles, pero tenemos que salir bien de esta situación, no hay ninguna batalla en la que se salga sonriendo.

Por ultimo no quisiera terminar este documento sin mencionar una frase del Presidente de la Unión de Bancos del Reino Unido al preguntársele sobre el apoyo a los pequeños empresarios dijo:

“llevamos más de 30 años apoyando a este grupo para que crezca, hoy son más del 50% de nuestra economía, sería estúpido pensar que si los dejamos a su suerte y no los ayudamos, ellos saldrán adelante, si no lo hacemos, el sistema financiero puede perder mucho más de lo que puede ganar, además haríamos más largo el impacto de la crisis de lo que hoy podemos prever”

Felipe Andrade
Gerente
Mayo 15 de 2020

*Estrategia Humana Ltda., es socia de HTT-Latam representante de SHL para algunos países de la región.